Gestion contractuelle

Les municipalités sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires encadrant l'adjudication de contrats municipaux. Ces dispositions sont expliquées dans le document suivant :

De nouvelles règles sont venues, en 2002, encadrer l'octroi de contrats pour certains services professionnels. Voici des renseignements à ce propos :

De plus, les organismes municipaux sont couverts par trois accords de libéralisation des marchés publics soit l'accord sur le commerce intérieur, l'accord de commerce et de coopération entre le Québec et l'Ontario et l'accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick.

Le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre comprend une section qui regroupe toute l'information à ce sujet.

Vers le haut

Formulaires pour dérogation au registre des entreprises non admissibles (RENA)

Pour tout organisme municipal désirant formuler une demande auprès du ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire afin de poursuivre un contrat avec une entreprise inscrite au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics ou d’attribuer un contrat à une entreprise inscrite au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics ou à une entreprise non inscrite au registre des entreprises autorisées par l’Autorité des marchés financiers alors qu’elle devrait l’être.

Le formulaire Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (277 Ko) s’applique à la poursuite d’un contrat déjà existant tandis que le formulaire Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (263 Ko) concerne une demande d’attribution d’un nouveau contrat. Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui sont décrits dans ces mêmes formulaires. Les formulaires et les documents liés doivent être ensuite déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales.

Conclusion d’un contrat avec une entreprise inscrite au Registre des entreprises non admissibles (RENA) aux contrats publics

Conformément à l’article 21.20 de la Loi sur les contrats des organismes publics, le ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire a autorisé la conclusion d'un nouveau contrat avec une entreprise non admissible aux contrats publics dans le(s) cas suivant(s) :

Vers le haut

Modèle d'appel d'offres de services professionnels

Un modèle de document d’appel d’offres de services professionnels pour la préparation de plans et devis et la surveillance de travaux pour la réalisation d'infrastructures est disponible pour les municipalités. Ce modèle, qui comprend également des commentaires pour aider à la rédaction, ne prétend pas répondre à toutes les questions mais il facilitera la préparation du document d’appel d’offres de services professionnels. Il devra cependant être adapté par la municipalité pour répondre à ses besoins particuliers.

Mesures visant la transparence en matière de gestion contractuelle

Les organisations visées sont les :

  • municipalités locales et régionales de comté (ne sont pas concernés : les villages nordiques, les villages cris et naskapi, l’Administration régionale Kativik ainsi que les paroisses de Saint-Louis-de-Gonzague-du-Cap-Tourmente, de Saint-Benoît-du-Lac et de Notre-Dame-des-Anges);
  • régies intermunicipales;
  • communautés métropolitaines;
  • sociétés de transport en commun;
  • centres locaux de développement;
  • conférences régionales des élus;
  • autres organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

Publication sur Internet de la liste des contrats

Tout organisme municipal doit publier et tenir à jour, sur Internet, une liste des contrats qu'il conclut à compter du 1er avril 2011 et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

  • l'objet du contrat;
  • le prix du contrat prévu dans l'estimation établie par l'organisme municipal (contrat de 100 000 $ et plus);
  • le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
  • le prix du contrat au moment de son attribution et s'il s'agit d'un contrat avec option de renouvellement, le montant total de la dépense prévue compte tenu de l'ensemble des options de renouvellement du contrat;
  • le montant total de la dépense effectivement faite.

Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

  • les noms des soumissionnaires;
  • les montants des soumissions;
  • l'identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non-conformes.

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Vers le haut

Création de l’hyperlien menant à la liste des contrats publiée dans le SEAO

Chacune des organisations devra avoir placé sur son site Internet, ou à défaut d’un tel site, sur un autre site tel que précisé dans la loi, un hyperlien menant à la liste des contrats publiée dans le SEAO.

Interdiction de divulgation

La loi prévoit que, depuis le 1er septembre 2010, une interdiction, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié.

Un membre du conseil qui, sciemment, ne respecte pas l'interdiction de divulgation pourra être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi par elle et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de la municipalité et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Vente des documents d'appel d'offres par le SEAO et non divulgation de l'identité des requérants

Depuis le 1er avril 2011, les organismes municipaux ont l'obligation de vendre les documents d'appel d'offres par le SEAO. Cette façon de faire facilitera l'accès aux documents d'appel d'offres et la vente des documents au plus grand nombre de soumissionnaires potentiels. Il est à noter que le SEAO offre déjà le service de vente des documents d'appel d'offres et que ce service est gratuit, sauf dans le cas de la vente d'addendas. La distribution des documents d'appel d'offres par le SEAO peut se faire électroniquement ou en version papier selon la demande du fournisseur qui a également la possibilité de les consulter gratuitement sur Internet avant de les commander.

À l'instar des membres du conseil ou d'un employé de l'organisme municipal, l'exploitant du SEAO et ses employés ne peuvent pas, depuis le 1er avril 2011, divulguer l'identité d'un demandeur de documents d'appel d'offres, à moins d'une autorisation de ce dernier à cet effet.

Vers le haut

Politique de gestion contractuelle

La loi prévoit l'obligation pour les organismes municipaux d'adopter, depuis le 1er janvier 2011, une politique de gestion contractuelle et de la rendre accessible
sur Internet. Cette politique doit notamment prévoir :

  • des mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;
  • des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
  • des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
  • des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
    des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
  • des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
  • des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. (Il est à noter sur ce sujet que la loi intègre désormais la règle jurisprudentielle voulant qu'un contrat accordé à la suite d'une demande de soumissions ne peut être modifié que si la modification constitue un accessoire au contrat et n'en change pas la nature.)

Évaluation de rendement

Depuis le 26 juin 2013, une demande de soumissions publiques peut prévoir qu’un organisme municipal se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

Le Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire a élaboré le Guide pour procéder à l’évaluation de rendement Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (363 Ko) à l’intention des organismes municipaux visés par cette disposition. Le document suggère et propose des éléments pouvant être utilisés par les organismes municipaux pour réaliser une évaluation de rendement insatisfaisant ou satisfaisant, s’il y a lieu.

Documents à consulter

Autres Muni-Express concernant
la gestion contractuelle