Programmes d'aide financière

Informations additionnelles

Informations additionnelles sur la fonction de gestionnaire local des droits d’accès et de gestionnaire de mandataires

Ce document s’adresse aux municipalités, organismes et mandataires qui utilisent les services en ligne des divers programmes d’aide financière gérés par la Direction générale des infrastructures (DGI). Il a pour objectif de répondre aux interrogations les plus fréquentes de la part des utilisateurs en lien avec le registre des droits d’accès et, plus spécifiquement, la fonction de gestionnaire local des droits d’accès et celle de gestionnaire de mandataires.

1. Quelle est la fonction d’un gestionnaire local des droits d’accès pour une municipalité ou un organisme?

Le gestionnaire local des droits d’accès est responsable d’administrer les droits d’accès du personnel de son organisation. Il peut nommer des gestionnaires locaux adjoints qui l’assisteront dans son travail. La fonction de gestionnaire local des droits d’accès ne donne aucun droit d’accès à un service en ligne. Un droit d’accès additionnel propre au service en ligne doit être octroyé pour que le gestionnaire local des droits d’accès puisse créer ou modifier un formulaire.

La principale clientèle du gestionnaire local des droits d’accès est constituée du personnel de son organisation ou de personnes mandatées par son organisation. L’attribution des droits d’accès se fait en associant à l’utilisateur un certain nombre de droit d’accès définis dans l’application par l’intermédiaire du Registre des droits d’accès.

Lorsqu’un gestionnaire local des droits d’accès éprouve un problème d’accès ou un problème informatique, il doit communiquer avec le service à la clientèle aux coordonnées suivantes :

Ministère des Affaires municipales
et de l'Occupation du territoire
Direction générale des infrastructures
Aile Chauveau, 2e étage
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2005
Télécopieur : 418 644-8957
Courriel : infrastructures@mamot.gouv.qc.ca  Courriel

2. Quels sont les pouvoirs du gestionnaire local des droits d'accès?

Le gestionnaire local des droits d’accès peut attribuer, modifier ou retirer les droits d’accès à un service en ligne d’un utilisateur. Il peut nommer des gestionnaires locaux adjoints qui l’assisteront dans son travail. Sa fonction ne lui confère aucun droit d’accès à un service en ligne. Un droit d’accès additionnel propre au service en ligne doit lui être associé pour que le gestionnaire local puisse créer ou modifier un formulaire à ce service en ligne.

ATTENTION - Le gestionnaire local des droits d’accès et ses adjoints doivent appartenir à l'organisation qu’ils représentent et être placés sous son «autorité directe». Le gestionnaire local devient pour le MAMOT la personne à contacter lorsqu’il s’agit de la gestion des droits d’accès pour son organisation. Aucun collaborateur indépendant ou tiers externe à l’organisation ne peut faire office de gestionnaire local des droits d’accès, ou d’adjoint.

3. Peut-on faire une demande de désignation d’un gestionnaire local par téléphone?

Non. Toutes les demandes de désignation d’un gestionnaire local pour un service en ligne doivent être produites au moyen des formulaires prévus à cet effet, qui sont disponibles sur le site du Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (PGAMR) sous l’onglet Services en ligne. Pour effectuer une demande de désignation d’un gestionnaire local ou d’un gestionnaire de mandataires dans le but d’obtenir les droits d’accès à un programme d’aide financière, il s’agit simplement de sélectionner ce programme dans la section Infrastructures.

4. Quelles sont les informations dont une municipalité a besoin pour désigner un gestionnaire local des droits d’accès?

Il faut avoir en sa possession deux informations :

  • Le code géographique de la municipalité, auquel sont associées les coordonnées de la municipalité, qui s’afficheront automatiquement;
  • Le code d’utilisateur clicSÉQUR du gestionnaire local des droits d’accès qu’elle a désigné. Le code d’utilisateur est composé d’une combinaison de sept caractères alphanumériques. Les coordonnées du gestionnaire local apparaîtront automatiquement. Si la personne désignée ne possède pas de code d'utilisateur, elle doit préalablement en obtenir un auprès du responsable des services électroniques (RSÉ) de sa municipalité ou de son organisme.

5. Quelles sont les informations dont un organisme a besoin pour désigner un gestionnaire local des droits d’accès?

Deux informations sont requises pour désigner un gestionnaire local des droits d’accès :

  • Le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’organisme, composé de dix chiffres. Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) constitue un identifiant unique à votre entreprise qui facilite son identification et son inscription aux divers programmes et services du gouvernement du Québec. En d’autres termes, le NEQ vous permet de vous identifier lorsque vous communiquez avec les différents ministères et organismes gouvernementaux du Québec.
  • Le code d’utilisateur clicSÉQUR du gestionnaire local des droits d’accès, composé d’une combinaison de sept caractères alphanumériques. Les coordonnées du gestionnaire local apparaîtront automatiquement. Si la personne désignée ne possède pas de code d'utilisateur, elle doit préalablement en obtenir un auprès du responsable des services électroniques de sa municipalité ou de son organisme. Le point 2 de la Foire aux questions relatives au fonctionnement des services en ligne pourra vous fournir de plus amples informations à propos de la démarche d’obtention d’un code d’utilisateur clicSÉQUR.

6. Est-ce qu’une municipalité ou un organisme peut désigner plus d’un gestionnaire local des droits d’accès?

Non. Chaque municipalité ou organisme ne peut désigner qu’un seul gestionnaire local des droits d’accès.

7. Que faire s’il y a déjà un gestionnaire local des droits d’accès ?

7.1 Si, pour diverses raisons, le gestionnaire local qui avait été désigné doit être remplacé, vous devez aviser la Direction générale des infrastructures, afin que ce droit d’accès soit transféré à une nouvelle personne. Pour ce faire, vous devez envoyer un courriel à cet effet au service à la clientèle de la Direction générale des infrastructures du MAMOT à l'adresse infrastructures@mamot.gouv.qc.ca Courriel, en prenant soin d'indiquer le code d’utilisateur clicSÉQUR de la personne qui désire devenir le nouveau gestionnaire local, le nom et l'adresse de votre organisation, votre nom, vos fonctions au sein de l'organisation, le nom du ou des programme(s) de subvention visé(s) par la demande ainsi que le code géographique de la municipalité ou le NEQ de l’organisme.

7.2 Dans l’éventualité où le gestionnaire local présentement en fonction doit s’absenter pour une période plus ou moins longue (vacances, congé de maladie, congé parental, etc.), il est possible de nommer un gestionnaire local adjoint des droits d’accès pour gérer les droits d’accès en l’absence du gestionnaire local. La fonction de gestionnaire local adjoint permet au détenteur d’octroyer les droits d’accès aux employés de la municipalité ou de l’organisme, de même qu’aux mandataires et collaborateurs, mais ne permet pas de nommer d’autres gestionnaires locaux adjoints. Le gestionnaire local adjoint doit être désigné par le gestionnaire local des droits d’accès. Si celui-ci, pour diverses raisons, ne peut pas le faire, vous devez vous adresser à la Direction générale des infrastructures.

8. Comment une municipalité ou un organisme peut-il donner des droits d’accès au personnel de son organisation ?

Deux options s’offrent à vous :

Pour qu’un employé puisse créer, modifier et transmettre des demandes d’aide financière, il doit obtenir le droit d’accès « Requérant - Rédaction ». Pour qu’un employé puisse consulter des demandes d’aide financière, il doit obtenir le droit d’accès « Requérant - Consultation ».

Pour accorder l’un ou l’autre de ces droits d’accès, la procédure est la suivante : Le gestionnaire local ou le gestionnaire local adjoint doit d’abord s’authentifier sur le site du PGAMR Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (sur la page d’accueil, cliquez sur Accéder à mes services). Par la suite, dans la section Mes services en ligne, il doit sélectionner le programme pour lequel il veut accorder un droit d’accès. Une fois dans le service en ligne du programme, il faut cliquer sur l’onglet Utilitaires, puis sur Registre des droits d’accès. Dans la section Nouvelle inscription, il doit entrer le code d’utilisateur de la personne à qui il désire donner le droit d’accès. Finalement, sélectionner le droit d’accès « Requérant – Rédaction » ou « Requérant - Consultation » en cliquant sur le signe « + » vert situé à droite du droit d’accès désiré et appuyer sur Confirmer.

9. Qu’est-ce qu’un mandataire?

Un mandataire est un représentant d’une municipalité ou d’un organisme qui a été mandaté pour préparer une demande d’aide financière en ligne au nom de son client. Le mandataire fait souvent partie d’une firme-conseil, d’une firme de consultants, de collaborateurs ou de vérificateurs.

10. De quelle façon une municipalité ou un organisme peuvent-ils mandater une firme-conseil, une firme de vérificateur, un consultant ou un collaborateur?

Il est à noter que seuls le gestionnaire local et le gestionnaire local adjoint peuvent mandater une firme.

Pour qu’une firme-conseil, une firme de vérificateur, un consultant ou un collaborateur puisse avoir accès aux dossiers pour lesquels il a été mandaté, il doit obtenir le droit d’accès « Mandataire - Rédaction ». Pour accorder ce droit, le gestionnaire local ou le gestionnaire local adjoint doit d’abord s’authentifier sur le site du PGAMR Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (sur la page d’accueil, cliquez sur Accéder à mes services). Par la suite, dans la section Mes services en ligne, il doit sélectionner le programme pour lequel il veut mandater la firme-conseil, la firme de vérificateur, le consultant ou le collaborateur. Une fois dans le service en ligne du programme, il faut cliquer sur l’onglet Utilitaires (situé dans le haut de la page), puis sur Registre des droits d’accès. Dans la section Nouvelle inscription, entrez le code d’utilisateur clicSÉQUR de la personne que vous désirez mandater. Finalement, il doit sélectionner le droit d’accès « Mandataire - Rédaction » en cliquant sur le signe « + » vert situé à droite du droit d’accès désiré et appuyer sur Confirmer.

11. Quelle est la fonction d’un gestionnaire de mandataires pour une firme-conseil, un consultant ou un collaborateur?

Le gestionnaire de mandataires est le représentant en autorité d’une firme-conseil, d’une firme de consultants ou de collaborateurs qui est responsable d’identifier le personnel de son organisation ayant la permission d’obtenir un accès à un service en ligne du MAMOT.

Le gestionnaire de mandataires est la personne-ressource auprès du personnel de son organisation. Lorsqu'il éprouve un problème d'accès, il doit communiquer avec le service à la clientèle de la Direction générale des infrastructures aux coordonnées suivantes :

Ministère des Affaires municipales
et de l'Occupation du territoire
Direction des infrastructures
Aile Chauveau, 2e étage
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2005
Télécopieur : 418 644-8957
Courriel : infrastructures@mamot.gouv.qc.ca  Courriel

12. Quels sont les pouvoirs d'un gestionnaire de mandataires?

Le gestionnaire de mandataires gère les accès à un service en ligne pour le personnel de son organisation. La fonction de gestionnaire de mandataires ne donne aucun droit d’accès à un service en ligne. Elle permet au gestionnaire d’inscrire au Registre des droits d'accès, et ce pour un service en ligne ciblé, le personnel qui a la permission d’obtenir un accès au service en ligne au nom de l’organisation.

Seul un gestionnaire local des droits d’accès d’une municipalité ou d’un organisme, ou un adjoint, peut donner un droit d’accès à un service en ligne à une personne mandatée, et ce, en y associant le profil « Mandataire - Rédaction » ou « Mandataire - Consultation ».

ATTENTION - En assumant cette responsabilité, le gestionnaire de mandataires s’engage à associer le personnel du point de service de son organisation et à les gérer adéquatement. Celui-ci devient, pour le MAMOT, la personne à contacter lorsqu’il s’agit de la gestion des accès pour votre organisation. Une firme-conseil ou de consultants qui compte plusieurs points de service doit désigner un gestionnaire de mandataires par point de service.

13. Peut-on faire une demande de désignation d’un gestionnaire de mandataires par téléphone?

Non. Toutes les demandes de désignation d’un gestionnaire de mandataires doivent être produites au moyen des formulaires prévus à cet effet, qui sont disponibles sur le site du PGAMR Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre, sous l’onglet Services en ligne.

14. Quelles sont les informations dont une organisation a besoin pour désigner un gestionnaire de mandataires?

Deux informations sont requises pour désigner un gestionnaire de mandataires :

  • Le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) de l’organisme, qui est composé de dix chiffres. Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) constitue un identifiant unique à votre entreprise qui facilite son identification et son inscription aux divers programmes et services du gouvernement du Québec. En d’autres termes, le NEQ vous permet de vous identifier lorsque vous communiquez avec les différents ministères et organismes gouvernementaux du Québec.
  • Le code d’utilisateur clicSÉQUR du gestionnaire local des droits d’accès. Le code d’utilisateur est. composé d’une combinaison de sept caractères alphanumériques. Les coordonnées du gestionnaire de mandataires apparaîtront automatiquement. Si la personne désignée ne possède pas de code d'utilisateur, elle doit préalablement en obtenir un auprès du responsable des services électroniques de son organisation.

15. Un gestionnaire de mandataires peut-il nommer des adjoints?

Non. La fonction de gestionnaire adjoint de mandataires est inexistante dans le Registre des droits d’accès.

16. Comment un gestionnaire de mandataires peut-il associer une personne à son organisation ?

Pour associer une personne à son organisation, le gestionnaire de mandataires doit d’abord s’authentifier sur le site du PGAMR Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (sur la page d’accueil, cliquez sur Accéder à mes services). Par la suite, dans la section Mes services en ligne, il doit sélectionner le programme pour lequel il veut associer la personne à sa firme. Une fois dans le service en ligne du programme, il faut cliquer sur l’onglet Utilitaires, puis sur Registre des droits d’accès. Dans la section Nouvelle inscription, il doit entrer le code d’utilisateur de la personne qu’il désire associer à sa firme. Finalement, une fenêtre apparaîtra afin de confirmer l’association : appuyer sur OK puis sur Confirmer.

17. Un gestionnaire de mandataires ou un mandataire peut-il remplir des demandes d’aide financière?

Oui. Pour ce faire, il doit au préalable être mandaté par une municipalité ou un organisme. Seul un gestionnaire local des droits d’accès d’une municipalité ou d’un organisme, ou un adjoint, peut donner un droit d’accès à un service en ligne à une personne mandatée, et ce, en y associant le profil « Mandataire - Rédaction » ou « Mandataire - Consultation ».

18. Un point de service d’un mandataire peut-il avoir plus d’un gestionnaire de mandataires?

Non. Un seul gestionnaire de mandataires doit être nommé par point de service. Par point de service, le MAMOT considère tout lieu physique où une firme-conseil, une firme de vérificateur, un consultant ou un collaborateur offrent des services aux usagers ou à la clientèle.

19. Comment remplacer un gestionnaire de mandataires?

Vous devez envoyer un courriel à cet effet au service à la clientèle de la Direction générale des infrastructures du MAMOT à l'adresse infrastructures@mamot.gouv.qc.ca Courriel, en prenant soin d'indiquer le code d’utilisateur clicSÉQUR de la personne qui sera le nouveau gestionnaire de mandataires, le nom et l'adresse de votre organisation, votre nom, vos fonctions au sein de l'organisation, le nom du ou des programmes de subvention ciblés par votre demande ainsi que le NEQ de votre firme.