N° 3 – 5 février 2014

Gestion contractuelle

L’année 2009 fut marquée par plusieurs révélations à l’égard de certaines pratiques en matière de gestion contractuelle municipale. Dans ce contexte, un plan d’intervention relatif à l’attribution des contrats municipaux a été mis en oeuvre. Ce plan comprenait, entre autres, la mise en place d’une équipe au ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire (MAMROT) pour procéder à des vérifications portant sur la gestion contractuelle. Cette équipe a débuté ses travaux en 2010 avec le mandat de s’assurer, notamment, du respect des dispositions législatives prévues à la Loi sur les cités et villes Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre, au Code municipal du Québec Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre et aux dispositions règlementaires en découlant pour le processus suivi pour l’octroi des contrats. Les objectifs visés sont d’améliorer l’encadrement du processus d’attribution des contrats municipaux et d’amener les municipalités à adopter de bonnes pratiques en matière de gestion contractuelle. Cette équipe est un des partenaires de l’Unité permanente anticorruption (UPAC).

La sélection des mandats qu’elle réalise se base, entre autres, sur des faits ou des plaintes portés à l’attention du Ministère et sur des anomalies constatées lors de la vérification des projets subventionnés. Le choix des organismes municipaux à vérifier peut aussi résulter de l’analyse du risque quant à la qualité de la gestion municipale dans le cadre de l’attribution des contrats ou encore de situations particulières référées par l’UPAC. Lorsqu’un organisme est sélectionné pour une vérification, le ministre désigne un vérificateur pour effectuer un mandat.

Depuis sa création, l’équipe de vérification a réalisé trente mandats dont vingt-deux concernent la gestion contractuelle et huit portent sur les dépenses de recherches et secrétariat. Les constats de ces dernières vérifications ont mené à l’élaboration du nouveau règlement encadrant le remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers. Le règlement est présenté dans le Muni-Express no 7 du
31 juillet 2013
.

Les constats effectués ont donné lieu à plus de 150 recommandations formulées aux organismes concernés. Le tableau suivant présente un résumé des principaux constats effectués concernant le non-respect des dispositions législatives les plus fréquemment observées.


Nombre de rapports dans lesquels un non-respect
des dispositions législatives a été constaté
Division en plusieurs contrats interdite18
Adjudication des contrats à la suite d'un appel d'offres public ou d'une demande de soumissions par voie d'invitation écrite 18
Accord intergouvernemental de libéralisation des marchés15
Documentation des dossiers14
Système obligatoire de pondération et d’évaluation des offres12
Ouverture publique en présence de deux témoins11
Délai pour la réception des soumissions9
Clause discriminatoire8
Exception non justifiée8
Modification à un contrat6

Les principaux constats

Division en plusieurs contrats interdite

Octroyer plusieurs contrats au lieu d’un seul de façon à réduire le montant de la dépense relative à chacun d’eux et ainsi utiliser un mode d’adjudication moins exigeant.

Adjudication des contrats à la suite d'un appel d'offres public ou d'une demande de soumissions par voie d'invitation écrite

Octroyer un contrat de gré à gré alors que la demande de soumissions faite par voie d’invitation écrite ou la demande de soumissions publiques était requise ou octroyer un contrat par voie d’invitation écrite alors que la demande de soumissions publiques était requise.

Accord intergouvernemental de libéralisation des marchés

Mention incomplète dans le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) limitant le droit des entrepreneurs et des fournisseurs des autres provinces de soumissionner lorsque le contrat est visé par les accords intergouvernementaux de libéralisation des marchés.

Documentation des dossiers

Absence totale ou partielle de pièces justificatives ou de documents limitant le travail de vérification de la conformité à la Loi. Par exemple, l’absence du rapport d’ouverture des soumissions.

Système obligatoire de pondération et d’évaluation des offres

Utilisation inadéquate du système de pondération et d’évaluation des offres applicable à la fourniture de services professionnels ou l'omission de l'utilisation de ce système lorsqu'il est obligatoire. Par exemple, le pointage attribué à un des critères est de plus de 30 points, ce qui n’est pas conforme à la Loi.

Ouverture publique en présence de deux témoins

Nombre insuffisant de témoins alors que le nombre requis prévu par la Loi pour assister à l’ouverture est de deux témoins. La situation la plus fréquemment constatée est celle où la personne responsable de l’ouverture des soumissions agit à la fois comme témoin et comme responsable de l’ouverture des soumissions. 

Délai pour la réception des soumissions

Non-respect du délai exigé par la Loi pour la réception des soumissions. Par exemple, le délai accordé aux soumissionnaires est inférieur au minimum de huit jours exigés par la Loi dans le cas d’une demande de soumissions par voie d’invitation écrite. 

Clause discriminatoire

Présence dans le document d’appel d’offres d’exigences ou de critères de sélection limitant la libre concurrence. Par exemple, l’obligation d'avoir une connaissance des particularités de la municipalité.

Exception non justifiée

Contrat octroyé de gré à gré en invoquant une exception ne trouvant pas son application dans les circonstances.

Modification à un contrat

La modification ne constitue pas un accessoire et change la nature du contrat.

En plus de présenter un résumé des principaux constats effectués, le présent Muni-Express a pour objectif de fournir des références utiles aux organismes municipaux concernant l’adjudication des contrats municipaux.

Ainsi, les rapports de vérification concernant les mandats terminés sont publiés sur le site Web du Ministère, dans la page Rapports de vérification et plaintes Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Également, cette section présente plusieurs documents pertinents, notamment, un modèle d’appel d’offres de services professionnels Ouverture d'un document Word dans une nouvelle fenêtre (764 Ko) et un document expliquant les dispositions législatives et réglementaires encadrant l’adjudication des contrats municipaux Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (52 Ko).

Les vérifications effectuées par le Service de la vérification du Ministère visent à s’assurer que les organismes municipaux adoptent de bonnes pratiques en matière de gestion contractuelle et les documents de références disponibles servent à guider les organismes municipaux à l’atteinte de cet objectif.



Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2012

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