N° 7 –  28 juillet 2017

Rappel concernant le mode d’adjudication de contrats à l’aide des deux enveloppes et la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation)

Les récentes modifications législatives prévues à la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (projet de loi no 122) accordent une plus grande flexibilité à la municipalité dans le choix de son mode d’adjudication de ses contrats. Entre autres, celles-ci lui permettent dorénavant de prendre plus facilement en compte la nature et la complexité de ses projets dans l’octroi de ses contrats.

Une municipalité a donc tout avantage à conserver cette flexibilité dans sa gestion contractuelle. Par le fait même, et tel que l’a suggéré la Commission d’enquête sur l’octroi et la gestion des contrats publics dans l’industrie de la construction, elle accroît l’imprévisibilité des modes d’octroi de contrats et rend plus difficile la collusion à son encontre. Prendre la décision de ne jamais recourir à l’éventail des modes existants pour l’octroi de contrats de 100 000 $ et plus pourrait donc limiter inutilement cette flexibilité. Cela ferait en sorte que la municipalité se priverait elle-même d’un bénéfice que la loi lui octroie de choisir le meilleur mode d’adjudication pour chaque contrat.

Ainsi, une municipalité peut désormais décider de recourir au plus bas soumissionnaire conforme, au mode d’adjudication de contrats à deux enveloppes, ou encore, à la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation) pour tout contrat octroyé par appel d’offres public ou par voie d’invitation écrite, et ce, peu importe le montant de la dépense qu’il comporte. Seuls les contrats de services professionnels de 25 000 $ ou plus ne peuvent être octroyés à l’aide du mode du plus bas soumissionnaire conforme sauf si, à partir du 1er janvier 2018, le règlement de gestion contractuelle prévoit des règles particulières de 25 000 $ à 100 000 $.

Bien que la municipalité puisse dorénavant utiliser un nouveau mode d’octroi de contrats en services professionnels, rappelons que l’octroi de contrats en services professionnels peut se poursuivre selon la méthode contractuelle à deux enveloppes incluant le facteur variant de 0 à 50 dans la formule.

Ce Muni-Express vise à rappeler les règles applicables ainsi qu’à énoncer les nouveautés législatives pour le mode d’adjudication de contrats à deux enveloppes ainsi que la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation).

Mode d’octroi d’un contrat à l’aide des deux enveloppes (art. 573.1.0.1.1 de la Loi sur les cités et villes et 936.0.1.1. du Code municipal)

Le mode d’octroi d’un contrat à l’aide des deux enveloppes consiste, dans une première étape, à évaluer la qualité d’une soumission en fonction de critères établis et, dans une deuxième étape, à considérer le prix de la soumission. Ce mode vise ainsi à évaluer le rapport entre la qualité et le prix de chacune des propositions.

Évaluation de la qualité

La municipalité établit un minimum de quatre critères qui serviront à évaluer la qualité d’une soumission en fonction de son projet. Elle ne peut attribuer plus de 30 points à un critère sur un total de 100 points pour l’ensemble des critères.

Les récentes modifications législatives permettent désormais à la municipalité de déterminer, lorsque pertinent, un ou des critères « éliminatoires » parmi les critères de qualité et d’exiger une note de passage minimale relativement à ce ou ces critères. Si la note de passage n’est pas atteinte pour l’un ou l’autre des critères « éliminatoires », la soumission est éliminée.

Par exemple, pour l’exécution d’un projet en technologie de l’information, la municipalité pourrait déterminer que les qualifications du chargé de projet sont essentielles à la réalisation du projet. Elle pourrait inclure un critère à cet égard dans l’appel d’offres et spécifier que le fournisseur devra obtenir une note minimale de 15 points sur 20 pour ce critère, sans quoi sa soumission sera rejetée. Il appartient à la municipalité de fixer la note minimale à atteindre.

Demande de soumissions

Les critères et exigences d’évaluation des offres ainsi que les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur ces critères doivent être mentionnés dans la demande de soumissions ou dans un document auquel elle renvoie. La municipalité devra également y préciser que la soumission devra être transmise dans deux enveloppes distinctes, soit l’une incluant tous les documents et l’autre contenant le prix.

Comité de sélection

Un comité de sélection, impartial et comprenant au moins trois membres autres que des élus municipaux, doit être formé afin d’évaluer les soumissions reçues. Les membres doivent évaluer chaque proposition individuellement sans connaître le prix, celui-ci étant contenu dans une enveloppe séparée. Les membres additionnent le pointage obtenu pour chaque critère afin d’établir le pointage intérimaire d’une soumission.

Il importe que les membres partagent la même définition des critères d’évaluation et saisissent parfaitement la nature du besoin sur lequel porte la demande de soumissions afin que les points attribués reposent sur une évaluation équivalente des critères. Pour cela, le secrétaire de comité aurait avantage, en guise de bonne pratique, à être impliqué dès le début du processus afin qu’il puisse bien orienter les membres du comité, notamment sur la signification de chacun des critères.

Calcul de la note finale

Une fois que les pointages intérimaires sont connus, le comité ouvre les enveloppes contenant le prix des soumissions ayant minimalement obtenu 70 points. Les enveloppes de prix des soumissions non retenues, soit celles ayant obtenu moins de 70 points, doivent être renvoyées à l’expéditeur sans avoir été ouvertes.

Le pointage final est établi à partir de la formule suivante :

Pointage final à partir de cette formule

Comme autre nouveauté, le facteur additionné à la note intérimaire peut dorénavant varier entre 0 et 50 au lieu d’être obligatoirement fixé à 50. À mesure que le facteur s’approche de 50, la municipalité accorde de plus en plus d’importance au prix par rapport à la qualité. Un facteur de 0 suppose que la municipalité accorde autant d’importance à la qualité qu’au prix.

Par exemple, prenons le cas où il y a deux soumissionnaires. Lorsque la municipalité fixe le facteur à 50, si l’un d’eux a reçu une note intérimaire de 100 points et l’autre de 70 points, donc inférieure de 30 %, il suffira à ce dernier d’offrir un prix plus bas de 20 % pour obtenir la même note finale que son compétiteur. Par contre, lorsque la municipalité fixe le facteur à 0, il lui faudra offrir un prix inférieur de 30 % pour obtenir la même note finale. Un facteur moins élevé a donc pour effet d’accorder moins d’importance à un prix plus bas.

Ainsi, une municipalité pourrait faire varier le facteur selon l’importance qu’elle accorde, par exemple, à la durabilité d’un projet d’infrastructure. Elle pourrait choisir des critères de qualité en conséquence et fixer le facteur plus près de 0 de manière à ce qu’un meilleur respect de ces critères soit plus difficile à compenser par une baisse de prix. Cela suppose naturellement que la municipalité soit prête à payer plus cher pour ses infrastructures.

Enfin, pour chaque projet la municipalité devra fixer et consigner le facteur entre 0 et 50 avant de procéder à la demande de soumissions sans que celui-ci ne puisse varier durant le processus.

Sélection de la soumission

La municipalité doit sélectionner la soumission conforme ayant obtenu le meilleur pointage final. Toutefois, les récentes modifications législatives permettent désormais aux municipalités de retenir, dans les rares cas où deux soumissions obtiendraient la même note finale, la soumission de leur choix. Elles devront fixer à l’avance le critère déterminant advenant une telle situation, soit le prix ou la qualité, au lieu de devoir privilégier obligatoirement le prix. La municipalité devra également le préciser dans sa demande de soumissions.

Mode d’octroi d’un contrat à l’aide de la grille de pondération incluant le prix (art. 573.1.0.1 de la Loi sur les cités et villes et art. 936.0.1. du Code municipal)

Le recours à la grille de pondération incluant le prix permet l’évaluation des offres en fonction d’un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services et des travaux, sur les modalités de livraison, sur les services d’entretien, sur l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au marché. Contrairement au mode à deux enveloppes, l’évaluation des critères de qualité est considérée en simultanée avec la pondération du prix soumis.

Évaluation de la qualité

Plus les critères sont précis, plus il est simple de les qualifier. Un minimum de trois critères autres que le prix apparaît raisonnable pour évaluer la qualité d’une soumission en fonction des attentes qu’un projet suscite. De plus, la municipalité aurait intérêt à pondérer de manière équilibrée chacun des critères retenus dont le prix. En toute logique, la municipalité ne devrait  pas attribuer plus de 30 points ou moins de 15 points pour un critère sur un total de 100 points pour l’ensemble des critères.

Demande de soumissions

Les critères et exigences d’évaluation des offres ainsi que les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur ces critères doivent être mentionnés dans la demande de soumissions ou dans un document auquel elle renvoie.

Comité de sélection

L’octroi de contrats selon la grille de pondération incluant le prix doit nécessairement se faire à l’aide de la constitution d’un comité de sélection. Formé d’au moins trois membres autres que des membres du conseil municipal, ce comité a la tâche d’évaluer individuellement les soumissions et de leur attribuer un nombre de points pour chaque critère retenu selon la pondération décrite dans les documents d’appel d’offres.

Tout comme avec le mode à deux enveloppes, le secrétaire de comité devrait, en guise de bonne pratique, s’assurer que les membres du comité de sélection aient une compréhension commune des critères et des besoins à privilégier lors de l’évaluation, et ce, dès le début du processus.

Comme la municipalité doit estimer le prix de son contrat s’il comporte une dépense de 100 000 $ et plus, les membres du comité de sélection pourront évaluer le critère du prix d’une soumission selon des barèmes établis en fonction de l’estimation de la municipalité. Il pourra ainsi donner les meilleures notes aux soumissionnaires se trouvant dans les barèmes de prix les plus bas et les plus basses notes à ceux se trouvant dans les barèmes de prix les plus élevés.

Sélection de la soumission

À la fin du processus, la municipalité doit accorder le contrat au soumissionnaire conforme dont la soumission a obtenu le meilleur pointage.

Mode d’octroi d’un contrat à l’aide de la grille de pondération avec discussion et négociation (art. 573.1.0.5 de la Loi sur les cités et villes et art. 936.0.5 du Code municipal)

Il est désormais possible pour une municipalité qui choisit d’utiliser la grille de pondération incluant le prix, tel que décrit précédemment, de prévoir une discussion avec les soumissionnaires et une négociation avec le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage, et ce, pour tout contrat, peu importe le montant de la dépense qu’il comporte. 

En plus des dispositions applicables au mode d’octroi d’un contrat à l’aide de la grille de pondération incluant le prix, la municipalité devra prendre connaissance, avant de recourir à la grille de pondération avec discussion et négociation, des règles complémentaires applicables et bien évaluer la pertinence de leur utilisation en regard de son projet. 

Demande de soumissions

La demande de soumissions devra prévoir, en plus des exigences déjà prévues par la loi pour l’utilisation de la grille de pondération incluant le prix, que l’ouverture des soumissions sera suivie de discussions, individuellement avec chacun des soumissionnaires, destinées à préciser le projet sur le plan technique ou financier et à permettre à ceux-ci de soumettre une soumission finale afin de tenir compte du résultat des discussions. 

Les règles applicables en cas d’égalité de pointage, les modalités de la tenue des discussions et la durée de la période (qui ne peut être supérieure à six mois) pendant laquelle elles peuvent se tenir, ainsi que les dispositions permettant à la municipalité de s’assurer en tout temps du respect des règles qui lui sont applicables doivent aussi être indiquées dans la demande de soumissions. 

Il est à noter que les autres règles prévues par la loi s’appliqueront à la transmission ou à la publication de la demande de soumissions, suivant que celle-ci soit une demande faite par voie d’invitation écrite ou une demande de soumissions publiques, selon le montant de la dépense ou, à partir du 1er janvier 2018, selon le règlement en gestion contractuelle.

Nomination d’un responsable des discussions et de la négociation

La municipalité doit désigner un responsable des discussions avec l’ensemble des soumissionnaires et de la négociation avec le soumissionnaire retenu. Ce responsable doit être identifié dans la demande de soumissions. Ce responsable ne peut être ni membre du conseil municipal ou du comité de sélection ni le secrétaire de ce dernier.

Rédaction de deux rapports

Les discussions avec l’ensemble des soumissionnaires et la négociation avec le soumissionnaire retenu doivent faire l’objet, de la part du responsable de celles-ci, d’un rapport attestant que toute discussion et toute négociation ont été faites dans le respect des dispositions applicables ainsi que dans le respect du principe d’égalité de traitement des soumissionnaires. Ce rapport doit également faire état des dates et des objets de toute discussion et de toute négociation qui ont eu lieu.

Le secrétaire du comité de sélection doit remettre un rapport dans lequel sont consignés l’évaluation individuelle de chacune des soumissions finales, l’attribution des points en fonction de chacun des critères établis dans la demande de soumissions, le nom de chacun des soumissionnaires et le prix de chacune des soumissions. Par ce rapport, le secrétaire du comité de sélection devra également attester que toute étape liée aux demandes de soumissions qui n’est pas visée par le rapport du responsable des discussions et de la négociation a été faite dans le respect des dispositions applicables ainsi que dans le respect du principe d’égalité de traitement des soumissionnaires.

Ces deux rapports doivent être déposés au conseil municipal pour que le contrat puisse être conclu.

Divulgation de l’identité

Comme il n’y a pas d’ouverture publique des offres lorsque la grille de pondération avec discussion et négociation est utilisée, la divulgation de l’identité des soumissionnaires ne doit être faite que lorsque les rapports du responsable des discussions et de la négociation et du secrétaire du comité de sélection auront été déposés au conseil. La règle de la non divulgation de l’identité des soumissionnaires est par conséquent maintenue jusqu’à ce moment.

Compensations financières

Les municipalités peuvent demander l’autorisation du ministre afin de verser, le cas échéant et de façon exceptionnelle, des compensations financières aux soumissionnaires non retenus. La demande de soumission prévoyant une telle compensation ne pourra être publiée avant que le ministre ait donné son autorisation. Il pourra d’ailleurs assortir cette permission de conditions au versement.

Étapes

1.  Demande de soumissions

Une municipalité qui choisit de recourir à la grille de pondération avec discussion et négociation doit procéder par demande de soumissions. Par ailleurs, si la municipalité le juge nécessaire, et comme pour toute demande traditionnelle de soumissions, la demande de soumissions peut être précédée d’un processus de qualification. À noter que le processus de qualification peut prévoir que la qualification sera accordée à un nombre maximal de fournisseurs, mais, dans ce cas, ce nombre ne peut être inférieur à trois. 

2.  Discussions avec les soumissionnaires

À la suite de la réception et de l’ouverture des soumissions préliminaires devant le secrétaire du comité de sélection, des discussions encadrées se font individuellement avec chacun des soumissionnaires. Menées par le responsable désigné par le conseil municipal, elles visent à préciser le projet sur le plan technique ou financier et à permettre, en conséquence des précisions apportées, la présentation de soumissions finales.

3.  Réception des soumissions finales

La municipalité transmet, par la suite, par écrit une demande de soumissions finales à tous les soumissionnaires qui produisent alors une soumission dite « finale ». Si la demande de soumissions finales s’inscrit dans le cadre d’une demande de soumissions publiques, elle doit également être publiée de la même manière que la demande de soumissions « préliminaires ». Ces soumissions sont ouvertes en présence du secrétaire du comité de sélection. Ces soumissions sont, par la suite, évaluées individuellement par le comité de sélection et un pointage est attribué à chacune.

4.  Négociation

À la suite de la détermination par le comité de sélection de la personne qui a obtenu le meilleur pointage, la municipalité peut choisir de négocier avec celle-ci toute disposition requise pour en arriver à la conclusion du contrat. La négociation sera en l’occurrence menée par le responsable désigné par le conseil municipal. La municipalité devra toutefois faire en sorte de préserver les éléments fondamentaux des demandes de soumissions effectuées ainsi que ceux de la soumission retenue.



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